Otel Rezervasyon Çağrı Merkezi – Çok Dilli Rezervasyon & Satış

Q: Sadece rezervasyon aramalarını mı yönetiyorsunuz, yoksa genel misafir sorularını da alıyor musunuz?

Ağırlıklı odağımız rezervasyon ve satış olsa da, misafirlerin rezervasyonla bağlantılı genel sorularını (konsept, çocuk politikası, transfer, saatler vb.) da karşılıyoruz. Tamamen “rezervasyon + ön bilgi” hattı olarak da, daha geniş kapsamlı misafir destek hattı olarak da kurgulanabilir.

Q: Çok dilli rezervasyon hattı mı kuruyorsunuz, yoksa tek dilde de çalışabilir miyiz?

Esas uzmanlığımız çok dilli rezervasyon hattı; ancak sadece Türkçe veya belirli bir dilde (örneğin sadece Almanca pazarına özel) hizmet de verebiliriz. Dilleri, pazar önceliklerinize göre birlikte planlıyoruz.

Q: Rezervasyon verileri nasıl tutuluyor, PMS ile entegrasyon sağlanıyor mu?

Evet. rezervasyon yönetimi ve PMS sistemiyle entegre çalışıyoruz. Rezervasyonlar mümkün olduğunca doğrudan PMS’e işleniyor, gerekli durumlarda otel ekibinizle birlikte hibrit bir model de kurabiliyoruz. Veri güvenliği ve KVKK tarafını da /Services/software/kvkk ile uyumlu biçimde ele alıyoruz.

Q: DGTLFACE ile otel rezervasyon çağrı merkezi projesine nasıl başlıyoruz?

Genel akış: - Otelinizin mevcut rezervasyon kanalları ve çağrı hacmi analiz edilir. - Hedef pazarlar, diller ve çalışma saatleri netleştirilir. - Inbound/outbound kapsamı, KPI’lar ve raporlama modeli belirlenir. - Script’ler, eğitim ve entegrasyon planı hazırlanır. - Kısa bir pilot dönem ile süreç test edilir, iyileştirilir. - Tam devreye alma sonrası düzenli performans raporları ile süreç yönetilir. Tüm aşamada hem operasyon hem veri tarafı şeffaf şekilde sizinle paylaşılır.

DGTLFACE, otel rezervasyon çağrı merkezi hizmetiyle; otellerin, resort’ların, villaların ve turizm tesislerinin telefon, WhatsApp ve dijital kanallardan gelen tüm rezervasyon taleplerini profesyonel, çok dilli ve satış odaklı şekilde yönetir. Bizim için bu hizmet, yalnızca “telefona bakmak” değildir; otel satış destek hattı, otel müşteri temsilcisi, telefonla rezervasyon hizmeti, resort rezervasyon merkezi gibi tüm fonksiyonları kapsayan, otelin satış hunisinin en kritik parçasıdır. Amaç; hem misafirin sorunsuz şekilde rezervasyon yapmasını sağlamak, hem de her aramayı satış fırsatına çeviren bir yapı kurmaktır.

Otel Rezervasyon Çağrı Merkezi Nedir, Neden Kritik?

“Rezervasyon yönetimi zaten resepsiyonda da yapılabiliyor, neden ayrı bir çağrı merkezi olsun?” sorusunun cevabı hem operasyonel hem ticari: Resepsiyon, aynı anda check-in, check-out, misafir ilişkileri ve telefonla boğuştuğunda:

Telefonda bekleme süreleri artar,
Satış fırsatları kaçabilir,
Mevcut misafir deneyimi zarar görebilir.

Profesyonel bir otel rezervasyon çağrı merkezi ise:

Tüm oda ve fiyat sorularını merkezi bir yapıdan yönetir,
Rezervasyon sürecini standartlaştırır,
Satış odaklı script’lerle cross-sell & upsell fırsatlarını değerlendirir,
Misafir memnuniyetini artırırken, resepsiyonun üzerindeki yükü azaltır.

DGTLFACE, “oteller için rezervasyon destek hizmeti, rezervasyon telefon hattı yönetimi, turizm rezervasyon yönetimi” alanlarında hem süreç hem insan kaynağı tarafında uçtan uca çözüm sunar.

Kısa Özet

DGTLFACE, otel rezervasyon çağrı merkezi hizmetiyle; oteller, resort’lar ve villalar için telefon, WhatsApp, OTA ve web üzerinden gelen rezervasyon taleplerini TR–EN–DE–RU dillerinde yönetir. PMS entegrasyonlu oda & fiyat kontrolü, satış odaklı script’ler, inbound + outbound aramalar ve Booking/Expedia destek süreçleriyle doğrudan rezervasyon dönüşümünü artırır. Resepsiyonun yükünü hafifletir, her çağrıyı ölçülebilir bir satış kanalı hâline getirir.

Çok Dilli Rezervasyon ve Misafir Destek Yapısı

Özellikle turizmde; yabancı misafir rezervasyon desteği neredeyse işin merkezinde. Farklı ülkelerden gelen misafirler, rezervasyonda kendilerini güvende hissetmek için çoğu zaman anadilinde konuşmak ister. DGTLFACE, TR – EN – DE – RU ağırlıklı, çok dilli rezervasyon süreçlerinde:

Otel ve resort’lar için çok dilli rezervasyon süreci tasarlar,
Türkçe misafirler için doğal ve samimi bir ton,
Almanca misafirler için detaycı ve net bilgi veren bir ton,
Rusça misafirler için güven ve açıklık odaklı bir yaklaşım,
İngilizce üzerinden global pazarlara yönelik profesyonel iletişim kullanır.

“Yabancı misafir rezervasyon desteği, turist rezervasyon destek hattı, otel çok dilli destek” gibi kritik başlıkları, çağrı merkezi ekibi + PMS & OTA ekibiyle aynı masada kurgularız. Bu yapı,4 dilli cağrı merkezi child’ıyla da bire bir örtüşür.

Rezervasyon Telefon Hattı Yönetimi & Çağrı Akışı

İyi kurgulanmış bir rezervasyon telefon hattı yönetimi, tek bir şeyi garanti eder: Arayan hiçbir misafir “karışıklık, bekleme, muhatap bulamama” yaşamaz.

OTA (Booking, Expedia vb.) Rezervasyon Destek ve Yönetimi

Birçok otel için rezervasyonun büyük kısmı OTA kanallarından (Booking, Expedia, Agoda vb.) gelir. Burada yapılan her hata, hem misafir memnuniyetini hem kanal puanlarını etkiler. DGTLFACE, Booking rezervasyon destek hattı, Expedia müşteri destek yönetimi süreçlerinde:

OTA üzerinden gelen rezervasyonların çağrı merkezi ekranına akmasını sağlar,
Misafirin telefon / mesaj ile sorduğu her şeyi (oda, iptal, tarih değişimi, özel talep) hızlıca çözer,
Overbooking riskini azaltmak için PMS & OTA & çağrı merkezi arasında net bir akış kurar,
Misafirle yapılan tüm görüşmeleri kısaca notlar ve ilgili departmanlara iletir.

Böylece “Ben Booking’den yazdım, kimse dönmedi” tipi geri bildirimler yerine; OTA yorumlarını yükselten, süreci sahiplenen bir çağrı merkezi yapısı oluşur.

Oteller ve PMS & OTA Tarafıyla Entegre Rezervasyon Yönetimi

Rezervasyon çağrı merkezi tek başına çalışmaz; doğru kurgulanmazsa, PMS ve OTA ile çatışır. DGTLFACE:

rezervasyon yönetimi üzerinden rezervasyon akışını,
pms kurulum ile PMS entegrasyonunu,
ota entegrasyonu ile OTA kanal yapısını,
cağrı merkezi ile otel içi çağrı merkezi süreçlerini

aynı çerçevede ele alır. “Turizm rezervasyon yönetimi, PMS rezervasyon modülü, resort rezervasyon yönetimi” gibi alanlarda; saha + yazılım + çağrı merkezi üçgenini kurarız. Funnel mantığı: Telefon + WhatsApp + OTA + Web lead → Call Center → PMS → Rezervasyon Onay

DGTLFACE Rezervasyon Destek Hizmet Detayları

DGTLFACE inbound akışta:

Gelen çağrıları dil ve kanal bazlı (web, OTA, kampanya, doğrudan telefon) kategorize eder,
Misafirin talebini hızlıca netleştiren rezervasyon yönetimi script’leri kullanır,
Oda tipi, tarih, kişi sayısı, çocuk, ekstra hizmetler (transfer, spa vb.) gibi tüm detayları standart bir form üzerinden toplar,
Müsaitlik ve fiyat bilgilerini PMS veya kanal yöneticisiyle uyumlu şekilde sunar,
Misafiri, rezervasyon tamamlanana kadar süreçte tutar; “sonra tekrar ararım”ı minimuma indirir.

Her çağrı, raporlar üzerinden izlenir; ortalama konuşma süresi, çözüm oranı, satışa dönüşme oranı gibi KPI’lar düzenli ölçülür.

Outbound tarafta, otel satış destek hattı olarak:

Yarım kalmış rezervasyon taleplerine geri dönüş yapılır,
Web formu doldurup dönmeyen lead’ler aranır,
OTA üzerinden rezervasyon iptali yapan misafirlere uygun alternatifler sunulur,
Sezon dışı / kampanya dönemlerinde hedef pazara yönelik resort rezervasyon hattı aramaları yapılır.

“Oda satış oranlarını artırma yöntemleri” içinde, doğru kurgulanmış outbound rezervasyon hattı en güçlü kaldıraçlardan biridir.

Her otel, destinasyon ve pazar için farklı rezervasyon dili gerekir. DGTLFACE:

Otelinizin segmentine (şehir, resort, luxury, butik, villa) göre çağrı karşılama script’leri hazırlar,
Fiyat / kampanya / müsaitlik bilgilerini yalın ve net şekilde anlatan şablonlar oluşturur,
Müsait oda yoksa, uygun alternatif tarih/oda/konsept önerecek cross-sell & upsell akışları kurar,
Gerekirse kampanyalar ve sezonsal teklifler için ek script’ler yazar.

Çağrı merkezi temsilcileri, “sadece bilgi veren” değil, satış kapatan bir yapıda çalışır.

Büyük resort’ların yanı sıra; villa & butik otel rezervasyon destek süreçleri de ayrı bir uzmanlık ister:

Daha kişisel ve detaylı iletişim,
Daha esnek tarih ve oda kombinasyonları,
Doğrudan otel sahibine / yöneticisine dokunan özel talepler.

DGTLFACE, bu tip projelerde daha kişiselleştirilmiş rezervasyon hattı modelleri kurgular; misafirin isim bazlı takip edildiği, notların hassasiyetle işlendiği bir yapı kurar.

Bazı tesisler için; yoğun şekilde acente / agency üzerinden rezervasyon akar. Bu durumda:

Acentelerin ulaştığı özel agency-to-hotel call center hattı kurulabilir,
Yalnızca acente temsilcileri için öncelikli kuyruğa sahip bir yapı oluşturulabilir,
Fiyat, kontenjan, özel talepler, grup rezervasyonları için hızlı çözüm üreten özel script’ler hazırlanabilir.

“yük”

partner

Neden DGTLFACE ile Otel Rezervasyon Çağrı Merkezi?

Turizm ve Otel Odaklı Çağrı Merkezi Uzmanlığı

“Rezervasyon merkezi Antalya, Antalya otel destek hattı, turizm çağrı merkezi Türkiye, Antalya resort call center” aramalarının arkasında net bir beklenti var: Hem turizmi, hem misafiri, hem dijital tarafı bilen bir ekip. DGTLFACE;

Antalya ve çevresinde yüzlerce otel & turizm projesiyle çalışmış,
Farklı pazarların (DE, RU, UK, TR) davranışlarını bilen
Sezonluk yoğunlukları yönetmeye alışkın bir yapı sunar.

PMS, OTA, Web ve Çağrı Merkezi Entegrasyonu

Sadece telefon cevaplayan bir ekip, bugünün otel dünyasında yetersiz. DGTLFACE;

PMS’den anlık oda & fiyat bilgisi,
OTA’dan rezervasyon akışı,
Web formu ve WhatsApp’tan gelen lead/talepler
Çağrı merkezi üzerinden yapılan rezervasyon ve değişiklikler

arasında tek bir rezervasyon gerçeği oluşturur. Bu yapı, hem overbooking riskini azaltır hem de raporlama tarafında net sonuçlar üretir.

Satış Odaklı, KPI Bazlı Yönetim

Rezervasyon çağrı merkezi bizim için “maliyet kalemi” değil, satış kanalıdır. Bu yüzden:

Çağrı başına satış oranı,
Aramadan rezervasyona dönüşüm,
Ortalama sepet değeri (oda + ek gelirler)
Kanal ve pazar bazlı performans

gibi KPI’larla çalışırız. DGTLFACE, veri analiz ve raporlama ve satış dönüşüm ile bu KPI’ları görsel dashboard’larda raporlar.

Mikro Katman

Oteller İçin Rezervasyon Destek Hizmeti Nasıl Kurgulanır?

Özet akış:

Mevcut rezervasyon kanallarının analizi (web, OTA, telefon, form, WhatsApp)
Çağrı hacmi, dil dağılımı, sezonsal yoğunluk verilerinin çıkarılması
Çalışma saatleri, inbound/outbound kapsamı ve hedef KPI’ların belirlenmesi
Script, eğitim ve entegrasyon planının oluşturulması
Pilot dönem → iyileştirme → tam devreye alma
Düzenli raporlama ve optimizasyon döngüsü

DGTLFACE, bu süreci proje planı ile net ve şeffaf şekilde yürütür.

Oda Satış Oranlarını Artırma Yöntemleri (Call Center Perspektifi)

Fiyat söylemeden önce değeri anlatmak (konsept, konfor, lokasyon, avantajlar),
Alternatif tarih/oda önerileri sunmak,
Müsait olmayan tarihlerde “yakın tarih” önerileriyle misafiri tamamen kaybetmemek,
Her aramanın sonunda misafiri bir aksiyona (rezervasyon, teklif maili, WhatsApp detayı) yönlendirmek,
Ek gelir fırsatlarını (transfer, spa, özel oda, kutlama paketi) doğal şekilde önermek.

Çağrı merkezi; doğru kurgulandığında ciddi bir gelir optimizasyonaracıdır.

Yabancı Misafir Rezervasyon Desteğinde İncelikler

Her pazarın (DE, RU, EN) soru sorma ve karar verme şekli farklıdır,
Bazı pazarlar daha fazla detay ister (oda metriği, yatak ölçüsü, mesafe vb.),
Esneklik, iptal şartları ve ödeme şekilleri iyi anlatılmalıdır,
Küçük jestler (dilinde teşekkür, özel not) misafir üzerinde büyük etki yaratır.

DGTLFACE temsilcileri, dil bilgisinin ötesinde pazar kültürü farkındalığı ile çalışır.

Agency-to-Hotel Call Center Yapısı Nasıl Çalışır?

Acenteler için ayrı bir hat veya IVR seçeneği,
Acenteye özel hızlı hattın kuyruk önceliği,
Grup rezervasyonu, allotment, özel kampanya dili için ayrı script’ler,
Rezervasyon sonrası hızlı yazılı özet (mail/WhatsApp) gönderimi.

Bu yapı, acentelerin gözünde otelinizi işini bilen ve hızlı dönen bir partner hâline getirir.

DGTLFACE Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Sadece rezervasyon aramalarını mı yönetiyorsunuz, yoksa genel misafir sorularını da alıyor musunuz?

Ağırlıklı odağımız rezervasyon ve satış olsa da, misafirlerin rezervasyonla bağlantılı genel sorularını (konsept, çocuk politikası, transfer, saatler vb.) da karşılıyoruz. Tamamen “rezervasyon + ön bilgi” hattı olarak da, daha geniş kapsamlı misafir destek hattı olarak da kurgulanabilir.

Kendi resepsiyon ekibimiz var, yine de rezervasyon çağrı merkezi almaya değer mi?

Çoğu otelde resepsiyon var ama telefon trafiği pik olduğunda ya resepsiyon, ya telefon tarafı aksıyor. DGTLFACE rezervasyon hattı; resepsiyonun yükünü hafifletir ve her çağrıyı satış gözüyle ele alan odaklanmış bir yapı kurar. Genellikle hem memnuniyet hem gelir tarafında artış görülür.

Çok dilli rezervasyon hattı mı kuruyorsunuz, yoksa tek dilde de çalışabilir miyiz?

Esas uzmanlığımız çok dilli rezervasyon hattı; ancak sadece Türkçe veya belirli bir dilde (örneğin sadece Almanca pazarına özel) hizmet de verebiliriz. Dilleri, pazar önceliklerinize göre birlikte planlıyoruz.

Rezervasyon verileri nasıl tutuluyor, PMS ile entegrasyon sağlanıyor mu?

Evet. rezervasyon yönetimi ve PMS sistemiyle entegre çalışıyoruz. Rezervasyonlar mümkün olduğunca doğrudan PMS’e işleniyor, gerekli durumlarda otel ekibinizle birlikte hibrit bir model de kurabiliyoruz. Veri güvenliği ve KVKK tarafını da /Services/software/kvkk ile uyumlu biçimde ele alıyoruz.

DGTLFACE ile otel rezervasyon çağrı merkezi projesine nasıl başlıyoruz?

Genel akış:

Otelinizin mevcut rezervasyon kanalları ve çağrı hacmi analiz edilir.
Hedef pazarlar, diller ve çalışma saatleri netleştirilir.
Inbound/outbound kapsamı, KPI’lar ve raporlama modeli belirlenir.
Script’ler, eğitim ve entegrasyon planı hazırlanır.
Kısa bir pilot dönem ile süreç test edilir, iyileştirilir.
Tam devreye alma sonrası düzenli performans raporları ile süreç yönetilir.

Tüm aşamada hem operasyon hem veri tarafı şeffaf şekilde sizinle paylaşılır.

Bu bilgi, DGTLFACE’in otel rezervasyon destek operasyonları, çok dilli misafir yönetimi ve PMS entegrasyonlu rezervasyon süreçlerine ilişkin operasyon dokümantasyonundan derlenmiştir.