Otel Rezervasyon Çağrı Merkezi – Uluslararası Misafir İletişimi

Q: Zaten resepsiyonumuz var, bu hizmetin ekstra faydası ne?

Resepsiyon + çağrı merkezi hibrit modeli: - Resepsiyonun üzerindeki telefon yükünü alır, - Arayan her misafirin ulaşmasını sağlar, - Satış odaklı, KPI bazlı çalışır, - Resepsiyonun oda yönetimi ve check-in/check-out’a daha fazla odaklanmasına imkân verir.

Q: Mevcut çağrı merkezimiz var, siz nasıl devreye girersiniz?

İki model: - Tam outsource → Tüm rezervasyon hatları DGTLFACE’e devredilir, - Hibrit → Mevcut çağrı merkeziniz + DGTLFACE; dil, saat, kanal veya pazar bazlı görev paylaşımı yapılır. Örneğin: “Gündüz siz, akşam biz” ya da “TR siz, DE/RU biz”.

Q: Çağrı merkezi verileri PMS ve raporlama sistemine bağlanıyor mu?

Evet. Mümkün olan her durumda: - PMS entegrasyonu, - Raporlama panelleri (satış dönüşümü, Looker Studio), - Çağrı → rezervasyon → gelir takibi kuruyoruz. Böylece çağrı merkezi performansını net bir şekilde ölçebiliyorsunuz.

Q: DGTLFACE ile otel rezervasyon çağrı merkezi projesine nasıl başlıyoruz?

Standart akışımız: - Mevcut rezervasyon & telefon & mesaj trafiğinizin analizi, - Hedef pazar, dil, saat ve KPI’ların belirlenmesi, - Çağrı merkezi modeli (tam outsource / hibrit) ve kapsamın tanımlanması, - Script, eğitim ve entegrasyon planının hazırlanması, - Pilot dönem (test, ince ayar, optimizasyon), - Tam devreye alma ve düzenli performans & gelir raporlaması. Bu süreç sonunda hat sadece çalmaz; her çaldığında bir fırsat anlamına gelir.

DGTLFACE, otel rezervasyon çağrı merkezi hizmetiyle; otellerin, resort’ların, butik otellerin ve villaların rezervasyon, satış ve misafir destek süreçlerini profesyonel, çok dilli ve KPI odaklı yöneten bir operasyon partneridir. Bizim için bu hizmet sadece “telefona bakmak” değil;

hotel reservation call center,
çok dilli otel destek,
otel inbound/outbound,
rezervasyon misafir iletişimi,
turizm call center

gibi tüm fonksiyonların; OTA, PMS, web ve sosyal medya mesajlarıyla birlikte uçtan uca yönetildiği bir rezervasyon & misafir iletişimi sistemidir. Kısacası: Hat sadece çalmasın; her çaldığında satış, rezervasyon, memnuniyet veya sadakat üretme şansı doğsun.

Otel Rezervasyon Çağrı Merkezi Nedir, Neyi Farklı Yapar?

“Zaten resepsiyon telefonlara bakıyor, otel rezervasyon çağrı merkezi ekstra bir lüks mü?” sorusu çok yaygın. Cevap: Hayır, ihtiyaç. Çünkü:

Resepsiyon aynı anda check-in, check-out, misafir soruları ve telefonla boğuşuyor,
Yoğunlukta çağrılar düşüyor, bekleme süreleri artıyor,
Satış fırsatları kaçıyor, misafir ilk izlenim olarak “ulaşılamaz otel” algısına giriyor.

Profesyonel otel rezervasyon çağrı merkezi ise:

Tüm rezervasyon ve satış aramalarını tek merkezde toplar,
Çok dilli ekip ve script’lerle standart hizmet kalitesi sunar,
OTA + web + WhatsApp + sosyal medya + telefon trafiğini tek rezervasyon hunisine bağlar,
Hem satış (rezervasyon & upsell) hem misafir memnuniyeti üretir.

DGTLFACE, bu yapıyı hem otel içi (özellikle Antalya otel rezervasyon merkezi) hem de dış kaynaklı (outsourced) modelde, senin ihtiyaçlarına göre kurgular.

Kısa Özet

DGTLFACE, oteller için çok dilli rezervasyon çağrı merkezi kurar; telefon, WhatsApp, DM, web formu ve OTA mesajlarını tek rezervasyon hunisinde toplar. TR–EN–DE–RU dillerinde inbound/outbound çağrılar yönetilir; müsaitlik ve fiyat PMS üzerinden kontrol edilerek rezervasyon tamamlanır. Booking–Expedia süreçleri takip edilir, şikâyet ve talepler kayıt altına alınır. Böylece direct booking, doluluk ve misafir memnuniyeti belirgin şekilde artar.

Çok Dilli Otel Destek – TR, EN, DE, RU

Uluslararası misafirle çalışan her otel için çok dilli otel destek bir zorunluluk. DGTLFACE, otel rezervasyon çağrı merkezinde:

Türkçe (TR)
İngilizce (EN)
Almanca (DE)
Rusça (RU)

dillerinde inbound ve outbound çağrıları yönetir. “Yabancı misafir rezervasyon yönetimi, turist rezervasyon destek hattı, resort müşteri hizmetleri” gibi süreçlerde:

Almanca konuşan misafir için güven veren, detaycı bir ton,
Rus misafir için net, sabırlı ve açıklayıcı iletişim,
İngilizce ile global pazara profesyonel yaklaşım,
Türkçe hatla yerel misafire samimi ve akıcı destek

sunar. Bu yapı, otelinizin uluslararası misafir iletişimini resepsiyondan alıp, gerçek çağrı merkezi standardına taşır.

Inbound & Outbound – Rezervasyon ve Satışın İki Yüzü

Kanallar: Telefon + WhatsApp + OTA + Web + Sosyal Medya

Modern misafir sadece telefonla değil; DM, WhatsApp, form, OTA mesajı, e-posta gibi birçok kanalla size ulaşıyor. DGTLFACE otel çağrı merkezi:

Telefon (inbound / outbound),
WhatsApp Business,
OTA mesajları (Booking, Expedia vb.),
Web chat & form,
Instagram DM & Facebook Messenger,
E-posta kutuları (info@, rezervasyon@ vb.)

üzerinden gelen talepleri tek rezervasyon & iletişim akışına bağlar. Bu sayede:

“Mesaj atmıştı, unuttuk”,
“Mail gelmiş ama kimse cevaplamamış”,
“OTA mesajına dönülmemiş”

gibi durumlar minimuma iner. Çağrı merkezi, mesaj yönetimi ile entegre çalışarak gerçekten çok kanallı otel call center haline gelir.

DGTLFACE Otel Rezervasyon Çağrı Merkezi Hizmet Detayları

Inbound tarafta DGTLFACE:

Gelen çağrıları kaynak bazlı etiketler (web, OTA, sosyal medya, referans, acente vb.),
Misafirin niyetini hızlıca netleştiren rezervasyon misafir iletişimi script’leri kullanır,
Oda tipi, tarih, kişi sayısı, çocuk, ekstra hizmetler gibi tüm veriyi standart forma işler,
Tek görüşmede (First Call Resolution) rezervasyonu kapatmayı hedefler,
Gerekirse çağrı sonrası e-posta / WhatsApp ile yazılı teyit gönderir.

Burada temel KPI’lar:

Yanıtlanma oranı,
Bekleme süresi,
Çağrı → rezervasyon dönüşüm oranı,
Misafir memnuniyeti (CSAT) skorları

dır.

Outbound tarafta DGTLFACE:

Yarım kalmış rezervasyon/teklif taleplerine geri dönüş yapar,
OTA’dan iptal eden misafirlere alternatif tarih/oda önerir,
Kampanya dönemlerinde hedef pazarlara yönelik outbound aramalar yapar,
Özel segmentlere (VIP, sadık misafir, yüksek sepetli misafir) tekrar rezervasyon çağrıları kurgular,
“Booking rezervasyon destek, Expedia rezervasyon çağrı merkezi” sonrası misafir ilişkilerini yönetir.

Bu yapı, özellikle resort call center, luxury hotel support, boutique hotel booking line, spa hotel reservation desk gibi niş ihtiyaçlarda otelinizin satış kasını ciddi biçimde güçlendirir.

DGTLFACE, hotel reservation call center yapısını kurarken:

Otelin segmentine (luxury, resort, butik, city) uygun bir iletişim tonu belirler,
Farklı senaryolar için (yeni rezervasyon, değişiklik, iptal, bilgi talebi, şikâyet, kampanya) ayrı script setleri yazar,
Çok dilli ekiplere bu script’leri role-play ve canlı örneklerle uygulatır,
“Satış ama bastırmadan, nazik ama kararsız bırakmadan” bir dil kullanır.

Böylece, hangi temsilci telefonu açarsa açsın, misafire tutarlı ve profesyonel bir deneyim sunulur.

Çağrı merkezi süreçleri, mutlaka PMS ve OTA ile uyumlu olmalıdır. DGTLFACE:

Rezervasyon kayıtlarını doğrudan PMS’e (Elektraweb vb.) işler (pms entegrasyonu, Services/hotel/pmsIntegration),
OTA rezervasyonları için “Booking/Expedia rezervasyon çağrı merkezi” senaryolarını PMS ile eşleştirir,
Değişiklik, iptal, tarih kaydırma gibi işlemleri PMS–OTA–çağrı merkezi üçgeninde hatasız yürütür,
Overbooking riskini azaltan net süreç akışları kurgular.

Rezervasyon çağrı merkezi yalnızca rezervasyonla bitmez; satış sonrası destek ve misafir memnuniyeti de bu yapının parçasıdır. DGTLFACE (satış sonrası destek):

Check-in öncesi bilgilendirme ve hatırlatma aramaları,
Özel istek ve notların teyidi,
Konaklama sonrası teşekkür & geri bildirim aramaları,
Memnuniyetsiz misafirlerle proaktif iletişim

gibi adımlarla misafir iletişimini tam döngü hâline getirir.

Resort call center kurgusunda:

Yüksek çağrı hacmi,
Çok ülke & çok dil,
Sezon ve kampanya dönemlerinde pik trafik,
Aile, çift, grup, acente gibi farklı segmentler

vardır. DGTLFACE:

Vardiya planlamasını sezon ve pazar bazlı yapar,
Hedef pazarlara göre dil dağılımını ayarlar,
İptal & no-show dönemlerinde geri kazanım outbound kampanyaları kurgular.

Luxury hotel support tarafında:

Daha düşük çağrı hacmi,
Daha yüksek sepetli rezervasyonlar,
Daha detaycı ve hassas misafir profili,
Rezervasyon kadar imaj ve deneyim beklentisi

ön plandadır. DGTLFACE, bu tip projelerde iletişim dilini:

Daha sakin,
Daha kişisel,
Daha “concierge” odaklı

şekilde kurgular.

Boutique hotel booking line ve spa hotel reservation desk için:

Daha kişisel yaklaşım,
Sık tekrar eden misafir profilleri,
Esnek tarih ve oda değişimi talepleri,
Kampanya ve paketlerin (SPA, etkinlik, romantik paketler) telefonda doğru anlatılması

kritiktir. DGTLFACE, butik ve SPA otellerde çağrı merkezini, sanki “otelin içinden biri konuşuyormuş” gibi hissettirecek şekilde konumlandırır.

Neden DGTLFACE ile Otel Rezervasyon Çağrı Merkezi?

Turizm & Çağrı Merkezi & Dijital Satış Üçlüsünde Uzmanlık

“Antalya otel rezervasyon merkezi, Belek call center, Kemer otel destek, Alanya reservation center” gibi aramaların arkasında; bölgeyi, turisti ve sistemi birlikte bilen bir ekip beklentisi var. DGTLFACE:

Antalya ve çevresinde onlarca otel için rezervasyon ve çağrı merkezi projeleri yürütmüş,
OTA, PMS, web ve reklam tarafını bilen,
Hem sahaya hem veriye hâkim bir hotel call center organizasyonu sunar.

PMS + OTA + Web + Çağrı Merkezi Entegrasyonu

Rezervasyon çağrı merkezini:

PMS ve OTA yapısıyla (/Services/hotel/otaManagement, Services/hotel/pmsIntegration),
Web sitesi & rezervasyon motoruyla (web sitesi geliştirme, Pms entegrasyonu),
OTA ve kanal yönetimiyle (ota yönetimi, kanal yönetimi),
Mesaj yönetimi ve sosyal medya ile (mesaj yönetimi, sosyal medya),
Satış & dönüşüm raporlamasıyla (satış dönüşümü, Looker Studio)

aynı ekosistemde yönetiyoruz. Böylece çağrı merkezi, otelin tüm dijital satış sisteminin doğal uzantısı hâline geliyor.

Satış Odaklı, KPI Bazlı Çağrı Merkezi Yönetimi

DGTLFACE için otel rezervasyon çağrı merkezi KPI’ları:

Çağrı → rezervasyon dönüşüm oranı,
Ortalama rezervasyon sepet değeri,
Kanal ve pazar bazlı dönüşüm farkları,
Yanıt süresi ve bekleme süreleri,
Misafir memnuniyet skorları,
OTA → direkt kanal dönüşümü

Bu KPI’lar, düzenli raporlarla görünür kılınır; çağrı merkezi sadece “gider kalemi” değil, gelir & memnuniyet üreten bir merkez olarak yönetilir.

Mikro Katman

Oteller İçin Rezervasyon Telefonu Yönetimi Nasıl Olmalı?

Net çalışma saatleri ve ulaşılabilirlik,
Çok dilli karşılama ve yönlendirme,
Kısa bekleme süreleri,
Standart script’ler ama kişisel dokunuş,
Her çağrı sonrası PMS’e eksiksiz kayıt girilmesi.

“Oteller için rezervasyon telefonu yönetimi”, misafirin marka algısını ilk saniyede belirler.

Turist Rezervasyon Destek Hattı İpuçları

Pazar bazlı (DE / RU / UK / TR) hat veya dil ayrımı,
Tatil planlama sürecinde sabırlı ve rehberlik eden bir yaklaşım,
Fiyat ve politika anlatımında şeffaflık,
Buna karşılık satış kapatma konusunda kararlı olmak.

“Turist rezervasyon destek hattı” doğru kurulduğunda, OTA’dan kaçan rezervasyonları bile yakalayabilir.

Yabancı Misafir Rezervasyon Yönetimi

Dil + kültür farkını gözetmek,
Tarih formatı, çocuk politikası, yatak düzeni gibi konuları netleştirmek,
Ödeme alternatiflerini ve iptal koşullarını anadilinde açıklamak,
Gerekirse yazılı teyitlerle süreci güvence altına almak.

“Yabancı misafir rezervasyon yönetimi”, dil bilmenin ötesinde empati ve netlik ister.

Resort Customer Care & Misafir Deneyimi

Sadece rezervasyon değil, konaklama ve sonrasındaki iletişimi de kapsar,
Şikâyet ve taleplerin hızlıca ilgili departmana iletilmesi,
Çözüm sonrası mutlaka geri dönüş yapılması,
Misafirle “tatil öncesi ve sonrası” temasın korunması.

“Resort customer care”, konukların sizi başkalarına tavsiye edip etmeyeceğini belirleyen kritik alandır.

Booking / Expedia Rezervasyon Çağrı Merkezi Entegrasyonu

OTA mesaj ve çağrılarının çağrı merkezi ekranına düşmesi,
Değişiklik, iptal ve özel taleplerin PMS & OTA’dan eş zamanlı güncellenmesi,
Çifte kayıt ve bilgi kirliliğinin önlenmesi,
OTA üzerinden gelen misafirle, “bizim misafirimiz” gibi ilgilenilmesi.

“Booking rezervasyon destek, Expedia rezervasyon çağrı merkezi” süreçleri, OTA skorunuz ve yorum puanınız üzerinde direkt etkilidir.

DGTLFACE Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Zaten resepsiyonumuz var, bu hizmetin ekstra faydası ne?

Resepsiyon + çağrı merkezi hibrit modeli:

Resepsiyonun üzerindeki telefon yükünü alır,
Arayan her misafirin ulaşmasını sağlar,
Satış odaklı, KPI bazlı çalışır,
Resepsiyonun oda yönetimi ve check-in/check-out’a daha fazla odaklanmasına imkân verir.

Sadece yabancı misafirler için çok dilli hat istesek olur mu?

Olur. Sadece DE / RU / EN pazarına yönelik çok dilli hotel reservation call center hattı kurulabilir; Türkçe hattı iç ekibiniz yönetebilir. Modeli birlikte şekillendiriyoruz.

Mevcut çağrı merkezimiz var, siz nasıl devreye girersiniz?

İki model:

Tam outsource → Tüm rezervasyon hatları DGTLFACE’e devredilir,
Hibrit → Mevcut çağrı merkeziniz + DGTLFACE; dil, saat, kanal veya pazar bazlı görev paylaşımı yapılır.

Örneğin: “Gündüz siz, akşam biz” ya da “TR siz, DE/RU biz”.

Çağrı merkezi verileri PMS ve raporlama sistemine bağlanıyor mu?

Evet. Mümkün olan her durumda:

PMS entegrasyonu,
Raporlama panelleri (satış dönüşümü, Looker Studio),
Çağrı → rezervasyon → gelir takibi

kuruyoruz. Böylece çağrı merkezi performansını net bir şekilde ölçebiliyorsunuz.

DGTLFACE ile otel rezervasyon çağrı merkezi projesine nasıl başlıyoruz?

Standart akışımız:

Mevcut rezervasyon & telefon & mesaj trafiğinizin analizi,
Hedef pazar, dil, saat ve KPI’ların belirlenmesi,
Çağrı merkezi modeli (tam outsource / hibrit) ve kapsamın tanımlanması,
Script, eğitim ve entegrasyon planının hazırlanması,
Pilot dönem (test, ince ayar, optimizasyon),
Tam devreye alma ve düzenli performans & gelir raporlaması.

Bu süreç sonunda hat sadece çalmaz; her çaldığında bir fırsat anlamına gelir.

Bu bilgi, DGTLFACE’in otel çağrı merkezi, rezervasyon yönetimi, PMS/OTA entegrasyonu ve çok dilli misafir iletişimi süreçlerine ait resmi iç dokümantasyonundan derlenmiştir.