1. Kurumsal (Corporate) ve Acente Rezervasyonlarının Yapısı
B2B rezervasyonlar iki ana tipe ayrılır:
- Corporate (kurumsal): şirket anlaşması üzerinden gelen rezervasyonlar
- Agency (acente): incoming/outgoing acente üzerinden gelen rezervasyonlar
Her ikisinde de kritik nokta; rezervasyonun “hangi sözleşmeye bağlı” olduğunun PMS’te görülebilmesidir.
Kurumsal ve acente rezervasyonları PMS’te nasıl yönetilmeli?
Kurumsal/acente rezervasyonlarında rezervasyonu doğru şirket/acente kaydına (company code) bağlayın, doğru fiyat planını (rate code) seçin, ödeme ve fatura talimatını net girin; no-show/iptal senaryolarını sözleşmeye göre uygulayıp raporda B2B gelirini temiz izleyin.
Ne yapmalıyım?
- • B2B rezervasyonları için zorunlu alan seti belirle
- • Company code ve rate code sözlüğü yayınla
- • Fatura talimatını standart metinlerle kodla
- • No-show/iptal SOP’u oluştur (B2B özel)
2. Rate Code ve Company Code Mantığı
Basit tanım:
- •Company Code: “bu rezervasyon hangi şirket/acente anlaşmasına bağlı?”
- •Rate Code: “bu rezervasyonda hangi fiyat planı uygulanacak?”
İkisi karışırsa; fiyat da karışır, rapor da karışır.
Rate code ve company code ne işe yarar?
Company code, rezervasyonu bir kurumsal/acente kontratına bağlayarak raporlamayı ve fatura talimatlarını doğru yönlendirir. Rate code ise kontrata veya fiyat planına göre doğru fiyatı, kısıtları ve koşulları uygular. İdeal modelde: CompanyCode → links → Reservation to Contract, RateCode → applies → Price & Conditions.
| Tip | Code | Açıklama | Ödeme | Fatura | Not |
|---|---|---|---|---|---|
| Company | CORP_ABC | ABC Holding | Şirket | Şirket | aylık cari |
| Company | AGT_XYZ | XYZ Incoming | Misafir/Acente | Acente | VCC olabilir |
| Rate | R_CORP_ABC_2026 | ABC anlaşma fiyatı | Şirket | Şirket | net fiyat |
| Rate | R_AGT_XYZ_NET | Acente net fiyat | Acente/Misafir | Acente | komisyon dışı |
| Rate | R_CORP_GUESTPAY | Kurumsal–misafir öder | Misafir | Misafir | şirket sadece rapor |
Örnek Rate/Company Code Sözlüğü (başlangıç)
Varsayım: Kod formatları otelinize göre değişebilir; amaç hiyerarşi ve okunabilirliktir.
Ne yapmalıyım?
- • Kod sayısını başta sınırlı tut (10–30)
- • Kodları “company + yıl + plan” mantığıyla standardize et
- • B2B kayıtları için code alanlarını zorunlu yap
- • Çeyreklik “kod temizlik” audit’i planla (Blog-16 ile uyum)
3. PMS’te Kurumsal/Acente Rezervasyonlarını Doğru İşlemek
B2B rezervasyonda en kritik ayrım:
- •Ödemeli şirket (Company Pay): ödeme şirketten, fatura şirkete
- •Misafir öder (Guest Pay): şirket sadece anlaşma fiyatını sağlar; ödeme misafirden
Bu ayrım PMS’te görünür değilse tahsilat/fatura kaosa döner.
“Ödemeli şirket” rezervasyonlarında fatura ve ödeme akışı nasıl olmalı?
Rezervasyon company code’a bağlanır, ilgili corporate rate code seçilir ve “billing instructions” alanında fatura adresi/ödeme şartı net yazılır. Check-out sonrası fatura şirkete kesilir; tahsilat cari hesap/ödeme planına göre takip edilir. Misafirden tahsilat bekleniyorsa bu açıkça “guest pay” olarak işaretlenmelidir.
Billing instructions (standart alan önerisi)
- •Ödeme sahibi: ( ) Şirket ( ) Misafir ( ) Acente
- •Fatura sahibi: ( ) Şirket ( ) Misafir ( ) Acente
- •Ödeme şartı: ( ) Anında ( ) Aylık cari ( ) VCC ( ) Havale
- •Not: “PO no / cost center” (varsa)
Ne yapmalıyım?
- • B2B rezervasyonlarda billing instructions zorunlu olsun
- • Misafir öder/şirket öder ayrımını tek seçim alanıyla netleştir
- • Muhasebe ile “fatura kapanış” SOP’u yaz
- • Corporate rezervasyonlarda check-in’de “fatura bilgisi teyidi” rutini koy
4. Fatura, Ödeme ve No-Show Yönetimi
B2B no-show ve iptal, bireyselden farklıdır: muhatap bazen şirket/acente olur. Kurallar önceden net değilse hem tahsilat hem ilişki bozulur.
Kurumsal/acente no-show ve iptallerinde süreç nasıl yönetilir?
Sözleşmede yazan no-show/iptal kuralı esas alınır; PMS’te doğru no-show/iptal statüsü + neden kodu ile işlenir ve billing instructions’a göre tahsilat (şirket/acente/misafir) doğru tarafa yönlendirilir. İletişim akışı da önceden belirlenmelidir: kim bilgilendirilecek, hangi süre içinde, hangi kanaldan.
Ne yapmalıyım?
- • B2B iptal/no-show için 1 sayfalık SOP çıkar
- • VCC ve cari hesap akışını muhasebe ile netleştir
- • No-show’da “kime bildirim” zincirini tanımla
- • Aylık B2B tahsilat raporu oluştur (gecikenler listesi)
5. Antalya & City Otel Örnekleri
Antalya resort — incoming acente ağırlığı
- •Risk: acente net fiyat + komisyon karışıklığı, VCC pencereleri, grup talepleri
- •Çözüm: acente company code + net rate code standardı, VCC SOP, allotment bağlantısı (grup içerikleriyle uyum)
İstanbul city — corporate anlaşma ağırlığı
- •Risk: “şirket mi öder misafir mi” ayrımı net değilse fatura kaosu
- •Çözüm: billing instructions zorunlu, cost center/PO alanı, aylık cari raporu
6. Kurumsal & Acente Rezervasyonları İçin 10 Kontrol Sorusu
- Rezervasyon hangi company code’a bağlı?
- Rate code doğru anlaşmayı temsil ediyor mu?
- Ödeme sahibi kim (şirket/misafir/acente)?
- Fatura sahibi kim?
- Ödeme şartı nedir (cari/VCC/havale)?
- PO no / cost center gerekli mi?
- İptal/no-show kuralı sözleşmede net mi?
- No-show olursa kime bildirim gidecek?
- Raporlama filtreleri (company/rate) doğru çalışıyor mu?
- Aynı şirket için kod karmaşası var mı (temizlik ihtiyacı)?
7. Fark Yaratan Mini Bölüm: Sözleşmeden PMS Günlüğüne “Tek Dil” (Competitor Gap)
Rakip içerikler çoğunlukla satış sözleşmesi tarafında kalıyor; sahadaki problem ise PMS’te yanlış kod/yanlış ödeme-fatura talimatı ile ortaya çıkıyor. Bu rehberin farkı; company code + rate code + billing instructions üçlüsünü tek çerçevede standardize edip no-show/iptal ve raporlamaya bağlamasıdır. Böylece satış–rezervasyon–muhasebe aynı zeminde konuşur; B2B gelir ve tahsilat daha kontrollü yönetilir.
8. Kurumsal & Acente Rate Code / Company Code Planlama Şablonunu İndir — B2B Rezervasyon
Kurumsal & Acente Rate Code / Company Code Planlama Şablonunu İndir — B2B Rezervasyon (v1.0)
Bu şablon, kurumsal ve acente rezervasyonlarında company code ve rate code yapısını standartlaştırmak, “kim öder–kime fatura” ayrımını netleştirmek ve no-show/iptal süreçlerini sözleşmeye uygun işletmek için hazırlanmıştır. Amaç; muhasebe karışıklığını ve tahsilat sorunlarını azaltırken B2B gelirlerini raporda net göstermektir. Satış–rezervasyon–muhasebe ortak kullanımına uygundur.
Kim Kullanır?
Satış + rezervasyon lideri + muhasebe/finans (revenue/raporlama destekli).
Nasıl Kullanılır?
- Company code listesini çıkar, sözleşme tipini ve ödeme/fatura sahibini işaretle.
- Rate code’ları şirket/acente ve yıl bazında bağla; koşulları yaz.
- No-show/iptal iletişim ve tahsilat akışını SOP olarak ekle.
Ölçüm & Önceliklendirme (Kısa sürüm)
- ▢ ✅ Company code zorunlu alan mı?
- ▢ ✅ Rate code doğru kontrata bağlı mı?
- ▢ ✅ Ödeme/fatura sahibi net mi?
- ▢ ✅ VCC penceresi biliniyor mu?
- ▢ ✅ No-show SOP yazılı mı?
PDF içinde: Problem→Kök Neden→Çözüm tablosu + 14 gün sprint planı + önce/sonra KPI tablosu
| Tip | Code | Açıklama | Ödeme | Fatura | Not |
|---|---|---|---|---|---|
| Company | CORP_ABC | ABC Holding | Şirket | Şirket | aylık cari |
| Company | AGT_XYZ | XYZ Incoming | Misafir/Acente | Acente | VCC olabilir |
| Rate | R_CORP_ABC_2026 | ABC anlaşma fiyatı | Şirket | Şirket | net fiyat |
| Rate | R_AGT_XYZ_NET | Acente net fiyat | Acente/Misafir | Acente | komisyon dışı |
| Rate | R_CORP_GUESTPAY | Kurumsal–misafir öder | Misafir | Misafir | şirket sadece rapor |
Bir Sonraki Adım
Rate/company code ve ödeme-fatura talimatlarını standardize ederek tahsilat sorunlarını azaltır ve B2B gelirini raporlarda netleştirir.