Kurumsal ve Acente Fiyat Kodları ile Rezervasyon Yönetimi

B2B rezervasyonlar iki ana tipe ayrılır:

Bu yapı, daha geniş PMS & OTA yönetimi çerçevesi içinde düşünülmelidir; çünkü anlaşmalı fiyatların gerçek katkısı ancak satış ve dönüşüm raporları üzerinden doğru ölçüldüğünde görünür olur.

1. Corporate (kurumsal): şirket anlaşması üzerinden gelen rezervasyonlar
2. Agency (acente): incoming/outgoing acente üzerinden gelen rezervasyonlar

Her ikisinde de kritik nokta; rezervasyonun “hangi sözleşmeye bağlı” olduğunun PMS’te görülebilmesidir.

Kurumsal ve acente rezervasyonları PMS’te nasıl yönetilmeli?

Kurumsal/acente rezervasyonlarında rezervasyonu doğru şirket/acente kaydına (company code) bağlayın, doğru fiyat planını (rate code) seçin, ödeme ve fatura talimatını net girin; no-show/iptal senaryolarını sözleşmeye göre uygulayıp raporda B2B gelirini temiz izleyin.

Basit tanım:

• •Company Code: “bu rezervasyon hangi şirket/acente anlaşmasına bağlı?”
• •Rate Code: “bu rezervasyonda hangi fiyat planı uygulanacak?”

İkisi karışırsa; fiyat da karışır, rapor da karışır.

Özellikle acente blokları ve kurumsal oda ayırmaları söz konusu olduğunda bu mantık, grup rezervasyonları ve allotment yapısıyla birleşir; yanlış code kullanımı yalnız fiyatı değil blokaj dengesini de bozar.

Rate code ve company code ne işe yarar?

Company code, rezervasyonu bir kurumsal/acente kontratına bağlayarak raporlamayı ve fatura talimatlarını doğru yönlendirir. Rate code ise kontrata veya fiyat planına göre doğru fiyatı, kısıtları ve koşulları uygular. İdeal modelde: CompanyCode → links → Reservation to Contract, RateCode → applies → Price & Conditions.

Örnek Rate/Company Code Sözlüğü (başlangıç)

Varsayım: Kod formatları otelinize göre değişebilir; amaç hiyerarşi ve okunabilirliktir.

B2B rezervasyonda en kritik ayrım:

• •Ödemeli şirket (Company Pay): ödeme şirketten, fatura şirkete
• •Misafir öder (Guest Pay): şirket sadece anlaşma fiyatını sağlar; ödeme misafirden

Bu ayrım PMS’te görünür değilse tahsilat/fatura kaosa döner.

“Ödemeli şirket” rezervasyonlarında fatura ve ödeme akışı nasıl olmalı?

Rezervasyon company code’a bağlanır, ilgili corporate rate code seçilir ve “billing instructions” alanında fatura adresi/ödeme şartı net yazılır. Check-out sonrası fatura şirkete kesilir; tahsilat cari hesap/ödeme planına göre takip edilir. Misafirden tahsilat bekleniyorsa bu açıkça “guest pay” olarak işaretlenmelidir.

Şirket ödemeli, guest pay ya da VCC gibi senaryolarda ön ödeme, depozito ve ön provizyon süreçleri tarafı da bu kod yapısıyla uyumlu çalışmalıdır; aksi halde fiyat doğru görünse bile tahsilat akışı bozulur.

Corporate stay 30+ geceye uzadığında aynı company code yapısı, uzun süreli konaklamalar tarafında ayrı billing cycle ve takip ihtiyacı doğurur.

Billing instructions (standart alan önerisi)

• •Ödeme sahibi: ( ) Şirket ( ) Misafir ( ) Acente
• •Fatura sahibi: ( ) Şirket ( ) Misafir ( ) Acente
• •Ödeme şartı: ( ) Anında ( ) Aylık cari ( ) VCC ( ) Havale
• •Not: “PO no / cost center” (varsa)

B2B no-show ve iptal, bireyselden farklıdır: muhatap bazen şirket/acente olur. Kurallar önceden net değilse hem tahsilat hem ilişki bozulur.

Kurumsal/acente no-show ve iptallerinde süreç nasıl yönetilir?

Sözleşmede yazan no-show/iptal kuralı esas alınır; PMS’te doğru no-show/iptal statüsü + neden kodu ile işlenir ve billing instructions’a göre tahsilat (şirket/acente/misafir) doğru tarafa yönlendirilir. İletişim akışı da önceden belirlenmelidir: kim bilgilendirilecek, hangi süre içinde, hangi kanaldan.

Antalya resort — incoming acente ağırlığı

• •Risk: acente net fiyat + komisyon karışıklığı, VCC pencereleri, grup talepleri
• •Çözüm: acente company code + net rate code standardı, VCC SOP, allotment bağlantısı (grup içerikleriyle uyum)

İstanbul city — corporate anlaşma ağırlığı

• •Risk: “şirket mi öder misafir mi” ayrımı net değilse fatura kaosu
• •Çözüm: billing instructions zorunlu, cost center/PO alanı, aylık cari raporu

1. Rezervasyon hangi company code’a bağlı?
2. Rate code doğru anlaşmayı temsil ediyor mu?
3. Ödeme sahibi kim (şirket/misafir/acente)?
4. Fatura sahibi kim?
5. Ödeme şartı nedir (cari/VCC/havale)?
6. PO no / cost center gerekli mi?
7. İptal/no-show kuralı sözleşmede net mi?
8. No-show olursa kime bildirim gidecek?
9. Raporlama filtreleri (company/rate) doğru çalışıyor mu?
10. Aynı şirket için kod karmaşası var mı (temizlik ihtiyacı)?

Rakip içerikler çoğunlukla satış sözleşmesi tarafında kalıyor; sahadaki problem ise PMS’te yanlış kod/yanlış ödeme-fatura talimatı ile ortaya çıkıyor. Bu rehberin farkı; company code + rate code + billing instructions üçlüsünü tek çerçevede standardize edip no-show/iptal ve raporlamaya bağlamasıdır. Böylece satış–rezervasyon–muhasebe aynı zeminde konuşur; B2B gelir ve tahsilat daha kontrollü yönetilir.

Kurumsal ve acente rezervasyonlarında asıl farkı yaratan şey, anlaşmalı fiyatı yalnız satış anında değil; doğru code, doğru ödeme/fatura şartı ve doğru raporlama mantığıyla sonuna kadar taşımaktır. Rate code ile company code ayrımı net kurulmadığında satış görünür ama tahsilat, marj ve rapor tarafı kolayca bozulur.

Bu standardı otel genelinde netleştirmek için rezervasyon yönetimi hizmeti yapısını inceleyebilir, detaylı sorular için de rezervasyon yönetimi hakkında sık sorulan sorular sayfasına geçebilirsiniz.