Oteliniz İçin Doğru PMS Nasıl Seçilir? Adım Adım Seçim ve Kurulum Öncesi Rehber

PMS, temel olarak rezervasyon–konaklama–faturalama–housekeeping–ön büro süreçlerinin tek merkezden yönetilmesini sağlar. Ancak otellerde asıl kazanım, “tek ekranda işlem”den çok verinin tek kaynak (single source of truth) haline gelmesidir: doğru oda stoğu, doğru fiyat/kontrat, doğru misafir profili ve doğru rapor çıktısı.

PMS’in çözdüğü sorunları 4 başlıkta düşünün:

1. Operasyon: check-in/out hızı, oda durum doğruluğu, housekeeping koordinasyonu
2. Dağıtım: Channel Manager/OTA ile stok/fiyat senkronu, overbooking riskinin düşmesi
3. Gelir & rapor: satış kanal maliyeti, iptal/no-show trendleri, gelir raporları (RMS ile uyum)
4. Deneyim: misafir notları/tercihler, tekrar konaklama sinyalleri, çağrı merkezi ile tutarlı bilgi

☑ Mini Check

“PMS’ten beklentim bir yazılım mı, yoksa işletme akışını standartlaştıran bir omurga mı?”

Ne yapmalıyım?

• •PMS’i “ön büro ekranı” değil, “veri + entegrasyon omurgası” olarak tanımla
• •En kritik 3 akışı yaz: rezervasyon → check-in → fatura; OTA → stok/fiyat; rapor → karar
• •Bu 3 akışta kimler rol alıyor? (resepsiyon, gelir, satış, muhasebe, call center)

Aynı PMS, farklı otel tiplerinde bambaşka sonuç verir. Antalya–Belek–Side hattında resort oteller; yüksek hacim, çoklu outlet, yoğun sezon dalgalanması ve grup/kontrat yönetimiyle öne çıkar. Bodrum’da butik/villa segmentinde ise hızlı satış, esnek fiyat paketleri, farklı kanal karışımı ve “az kişiyle çok iş” kritik olabilir.

Aşağıdaki 3 katmanla ihtiyaç analizi yapın:

• •Zorunlu (Must-have): oda/envanter, check-in/out, fatura/folyo, housekeeping, raporlar
• •Büyüme (Scale): çoklu mülk/çoklu outlet, grup/kontrat, CRM temel entegrasyonları
• •Rekabet (Moat): Revenue Management uyumu, call center akışı, ileri raporlama, otomasyon

Karar Matrisi (Otel Tipi × İhtiyaçlar)

☑ Mini Check

“Otel tipimde en pahalı hata hangisi: overbooking mi, rapor körlüğü mü, ekip zamanı mı?”

PMS seçiminizi değerlendirirken PMS + Channel Manager + OTA + Call Center + Revenue Management zincirini aynı anda düşünün; çünkü bu beşli ayrı ayrı optimize edilirse toplamda kopuk bir sistem çıkar. Bu zincirin nasıl yönetileceğine dair çatı yaklaşım için: /tr/pms-ota-yonetimi ve entegrasyon detayları için: /tr/pms-ota/ota-entegrasyonu.

Ne yapmalıyım?

• •Otel tipini netleştir (resort/city/butik/villa) ve 10 maddelik “must-have” listesi çıkar
• •Sezonsallık ve kanal karışımını yaz (OTA payı, direkt payı, çağrı merkezi payı)
• •“Entegrasyon olmazsa olmaz” 5 sistemi belirle (OTA/CM, muhasebe, POS, RMS, call center)

PMS seçerken önce otel tipinize göre ihtiyaçları çıkarın, sonra modül ve entegrasyonları doğrulayın (OTA/Channel Manager, muhasebe, call center, API). Demo/pilot sürecini KPI’larla ölçün (hız, doğruluk, rapor) ve sözleşmede veri taşıma, destek/SLA ve entegrasyon kapsamını netleştirerek kurulum projesine planla geçin.

PMS Seçerken Sorulması Gereken Sorular (Soru seti)

Aşağıdaki soru seti, “ürün tanıtımı” tuzağını kırıp gerçek satın alma kararına götürür:

1) Operasyon soruları

• •Resepsiyon ve housekeeping akışı kaç adım? Gereksiz tıklama var mı?
• •Yoğun check-in gününde süreç tıkanıyor mu? (performans testi)
• •Kullanıcı yetkileri departman bazlı yönetilebiliyor mu?

2) Dağıtım & kanal soruları (OTA/CM)

• •Channel Manager/OTA senkronu “anlık” mı, “periyodik” mi? Overbooking riski nasıl yönetiliyor?
• •İptal/no-show akışı otomatik mi, manuel mi?

3) Entegrasyon soruları (kritik bölüm)

• •PMS–OTA–Call Center–Muhasebe–RMS arasında hangi veriler hangi yönde akar?
• •API entegrasyonu var mı, yoksa “hazır konektör” mü? (aşağıda teknik not)
• •Entegrasyon hataları nasıl raporlanır, kim müdahale eder?

4) Rapor & karar soruları

• •Standart raporlar yeterli mi? Özel rapor gerekirse nasıl yapılır?
• •Kanal maliyeti ve gelir analizi çıkarılabiliyor mu?

5) Sözleşme & risk soruları

• •Veri taşıma (migration) kapsamı ve sorumluluk kimde?
• •Destek modeli/SLA nedir? Sezonda acil destek nasıl işler?
• •Çıkış planı (veri ihracı, sözleşme sonu) net mi?

☑ Mini Check

“Satın aldığım şey yazılım mı, yoksa süreç + entegrasyon + destek paketi mi?”

Bulut vs On-Premise (Klasik) PMS: Ne zaman hangisi?

• •Bulut PMS: İnternet üzerinden çalışır; güncellemeler daha hızlı olabilir, çoklu lokasyonda erişim kolaydır.
• •Klasik/On-premise PMS: Otelin kendi sunucusunda çalışır; bazı tesislerde kontrol/alışkanlık avantajı olabilir ama bakım ve güncelleme yükü artabilir.

Ne yapmalıyım?

• •Demo öncesi soru setini tek sayfaya indir (satın alma toplantısında kullan)
• •Entegrasyon haritasını çıkarmadan fiyat konuşma
• •Sözleşmede “veri taşıma + destek + entegrasyon kapsamı” maddelerini yazılı netleştir

Demo, genelde “en iyi senaryo” sunumudur; pilot ise gerçek hayatta sistemin sınavıdır. Bu yüzden demo/pilot planını ölçülebilir hale getirin.

Demo Planı (1–2 hafta): Ne ölçmeliyim?

• •Check-in/out senaryosu (yoğun gün simülasyonu)
• •OTA/Channel Manager senkron testi (stok/fiyat güncelleme + iptal akışı)
• •Rapor doğruluğu (aynı gün, farklı raporların tutarlılığı)
• •Yetkilendirme (departman bazlı erişim, log kayıtları)

Pilot Planı (2–4 hafta): “Gerçek veriyle” prova

Pilot’ta hedef, ekibin işi “daha hızlı” yapması kadar, sistemin hata anında nasıl davrandığını da görmektir: entegrasyon kesildiğinde ne olur, raporlar nasıl etkilenir, manuel fallback var mı?

Referans Kontrolü: Sorulacak 7 net soru

• •Bizim otel tipimize benzer tesiste kaç aydır kullanılıyor?
• •Sezonda destek hızı nasıl?
• •En büyük sürpriz ne oldu? (maliyet/entegrasyon/ekip adaptasyonu)
• •Veri taşıma ne kadar sürdü?
• •OTA/Channel Manager senkronunda problem yaşandı mı?
• •Raporlar karar almaya yetiyor mu?
• •Tekrar seçseler neyi farklı yaparlardı?

☑ Mini Check

“Referans aramasında ‘memnun musunuz?’ değil, ‘en büyük sürpriz neydi?’ sorulur.”

Ne yapmalıyım?

• •Demo’yu “sunum” değil “test” formatına çevir
• •Pilot için başlangıç–bitiş kriteri koy (başarılı sayılma şartları)
• •Referans sorularını yazılı al (sonradan sözleşmeye madde olur)

Seçim tamamlandığında asıl risk başlar: kurulum “IT işi” gibi görülür ve operasyon sahiplenmezse proje uzar. Doğru yaklaşım: kurulum projesini iş dönüşümü olarak yönetmektir.

Kurulum Projesi Yol Haritası (örnek)

1. Kickoff: hedefler, kapsam, entegrasyon listesi, sorumlular
2. Veri hazırlığı: oda tipleri, fiyat planları, misafir veri seti, kontratlar
3. Entegrasyon: OTA/Channel Manager, muhasebe, call center, RMS
4. Eğitim: ön büro, housekeeping, muhasebe, satış
5. Go-live: aşamalı geçiş, günlük kontrol listesi
6. Stabilizasyon: ilk 30 gün rapor doğrulama + süreç düzeltme

“PMS Seçim Dosyası” İskeleti

Bu yazıyla birlikte ekibinize verilebilecek pratik bir iskelet:

• •/01_Ihtiyac-Analizi/ (otel tipi, must-have listesi, süreç akışları)
• •/02_Entegrasyon-Haritasi/ (PMS–OTA–Call Center–Muhasebe–RMS veri akış şeması)
• •/03_Demo-Pilot/ (KPI kartı, senaryo listesi, test sonuçları)
• •/04_Sozlesme-SLA/ (kapsam, veri taşıma, destek, çıkış planı)
• •/05_Kurulum-Proje/ (takvim, sorumluluk matrisi, eğitim planı)
• •/06_Raporlama/ (standart raporlar, karar dashboard ihtiyaçları)

☑ Mini Check

“Seçim dosyam yoksa, kurulum projem kontrolsüz büyür.”

Teknik Not :

• •Bulut tabanlı PMS: Yazılıma internet üzerinden erişirsiniz; güncellemeler sağlayıcı tarafından yönetilir.
• •API entegrasyonu: İki sistemin (ör. PMS ve call center) belirli verileri “kurallı şekilde” birbirine aktarmasıdır; böylece manuel kopyala-yapıştır azalır ve hata riski düşer.

İlgili iç linkler

• •PMS & OTA çerçevesi: /tr/pms-ota-yonetimi
• •Kurulum & destek: /tr/pms-ota/pms-kurulum
• •OTA entegrasyonu: /tr/pms-ota/ota-entegrasyonu
• •Kanal yönetimi: /tr/pms-ota/kanal-yonetimi

Ne yapmalıyım?

• •Kurulum projesine “iş sahibi” ata (operasyon + IT birlikte)
• •Veri taşıma ve entegrasyon kapsamını go-live öncesi netleştir
• •İlk 30 gün için “stabilizasyon” kontrol listesi hazırla