Otel PMS Kurulum Projesi Adım Adım Nasıl Yönetilir?

PMS kurulum projesi otel büyüklüğüne, entegrasyon sayısına ve sezon takvimine göre değişir; ama faz mantığı neredeyse hep aynıdır. Bu yüzden “ne kadar sürer?” sorusundan önce “hangi fazlar var ve kim sorumlu?” sorusunu netleştirmek gerekir. Özellikle Antalya / Belek / Side gibi çok odalı resort’larda sezon öncesi “son dakika” cutover denemeleri, gereksiz risk yaratır.

6 Faz Mantığı (üst seviye)

1. Analiz & kapsam (hedef, süreçler, entegrasyon haritası)
2. Veri hazırlığı (oda planı, fiyatlar, şirket/acenteler, kullanıcı yetkileri)
3. Kurulum & parametre (modüller, iş kuralları, kullanıcı rolleri)
4. Test (senaryolar, entegrasyon testleri, rapor doğrulama)
5. Cutover & Go-Live (pilot tarih/otel, geçiş planı, geri dönüş planı)
6. İlk 90 gün destek (günlük/haftalık kontrol, iyileştirme döngüsü)

Buraya: “Proje planı Gantt şeması” (haftalara bölünmüş)

PMS kurulumunda en sık hata “tek kişinin üzerine bırakmak”tır. Başarılı projelerde ekip departmanlar arası kurulur: ön büro ve operasyon iş akışını sahiplenir; satış/gelsin diye değil, veri doğruluğu ve kanal akışını korumak için masadadır; muhasebe rapor ve faturalama kurallarını netleştirir; IT/entegrasyon ise “sistemler konuşsun” diye süreci taşır.

Minimum ekip (çekirdek)

• •Proje sahibi (Sponsor): GM / otel sahibi (öncelik ve karar)
• •Proje yöneticisi (PM): iç ekipten veya danışman (takvim, risk, koordinasyon)
• •Ön Büro lideri: check-in/out, folyo, kullanıcı akışları
• •Satış/Rezervasyon: fiyat planları, şirket/acenteler, sözleşmeler
• •Muhasebe: fatura, vergi/kurallar, rapor doğrulama
• •IT/Entegrasyon: PMS–Channel Manager–OTA–rezervasyon akışı, API/bağlantılar
• •Gelir/Revenue (varsa): fiyat/raporlama, talep/kanal mantığı

RACI (Rol & Sorumluluk Matrisi)

Buraya: Rol matrisi görseli (R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed)

PMS kurulumunun başarısı genelde “kurulum ekranlarında” değil, veri kalitesinde belirlenir. Oda planı, fiyat planları, şirket/acenteler, kullanıcı yetkileri ve iş kuralları dağınıksa, PMS ne kadar iyi olursa olsun go-live sonrası ekip zorlanır. Bu faz, projenin “en sık sıkıcı ama en kritik” kısmıdır.

Toplanacak ana veri setleri

• •Oda envanteri: oda tipleri, oda özellikleri, oda–kat planı
• •Fiyat & paketler: BAR, paket, sezon, min. konaklama, iptal koşulları
• •Şirket/acenteler: cari kartlar, kontrat koşulları, komisyon yapıları
• •Kullanıcılar & yetkiler: departman bazlı roller, log ve onay akışları
• •Vergi/fatura kuralları: muhasebe ile birebir doğrulama
• •Rezervasyon akışı: kaynaklar, kanal kırılımı, manuel/otomatik süreçler

Buraya: “Veri Hazırlık Kontrol Tablosu” (sorumlu, son tarih, durum)

Pilot Hotel / Pilot Tarih seçimi

Çok tesisli yapılarda veya yüksek sezon baskısında “Pilot Hotel” veya “pilot tarih” seçmek riski düşürür. Pilot, sistemin gerçek veride nasıl davrandığını gösterir; aynı zamanda Cutover öncesi ekibin eğitim ve alışma süresini de sağlar.

Bu faz, “ekranları açtık” değil; otelin iş kurallarını PMS’e çevirmek demektir. Modül bazında ilerlemek, hem test sürecini kolaylaştırır hem de değişikliklerin etkisini kontrol edilebilir kılar. Bu noktada PMS’i Channel Manager, OTA, rezervasyon yönetimi ve gerekiyorsa Call Center akışlarıyla birlikte düşünmek şarttır.

Modül bazlı ilerleme örneği

• •Ön Büro: check-in/out akışı, folyo, depozit, misafir kartı
• •Rezervasyon yönetimi: fiyat/uygunluk, opsiyon, iptal/no-show kuralları
• •Housekeeping: oda statüleri, görev dağılımı, kontrol listeleri
• •Muhasebe: fatura şablonları, gelir hesapları, rapor formatı
• •Entegrasyon: PMS–Channel Manager–OTA senkronu, API bağlantıları

Buraya: “PMS modül haritası diyagramı”

Teknik not (sade dille)

• •API entegrasyonu: Sistemlerin belirli verileri kurallı şekilde birbirine aktarmasıdır; manuel hatayı azaltır.
• •Parametre kurulumu: Otelin iş kurallarının (iptal şartı, vergi, komisyon, yetki) PMS’de tanımlanmasıdır.

Test, “çalışıyor mu?” değil; “iş günü gerçekliğinde çalışıyor mu?” sorusudur. Go-Live gününde resepsiyonun ayakta kalması için test senaryoları (normal gün, yoğun gün, iptal/no-show, kanal senkron) önceden çalışılmalıdır. Sonra Cutover planı gelir: go-live’a geçiş adımları ve geri dönüş (rollback) planı net değilse, risk büyür.

Go-Live öncesi mutlaka test edilmesi gerekenler

• •Check-in/out uçtan uca (rezervasyon → folyo → fatura)
• •Channel Manager/OTA stok/fiyat senkronu + iptal akışı
• •Kullanıcı yetkileri (kim neyi görür/değiştirir)
• •Rapor doğrulama (muhasebe ile “aynı gerçek”)
• •Entegrasyon hata senaryosu (bağlantı kesilirse ne olur?)

Buraya: “Go-live checklist tablosu” (öncesi/sonrası)

İlk 90 gün destek: gerçek başarı burada başlar

İlk 90 gün; günlük küçük sorunların biriktiği, süreçlerin oturduğu ve “PMS’e güven”in oluştuğu dönemdir. İyi yönetilmeyen projelerde bu dönemde resepsiyon ve gelir tarafında karmaşa büyür; iyi yönetilen projelerde ise riskler sistematik kontrolle minimize edilir.

PMS kurulumunda en doğru başlangıç, yazılım ekranları değil proje planı ve rol dağılımıdır. Önce proje ekibini kurup fazları ve çıktıları netleştirin; ardından oda/fiyat/şirket verisini tek kaynaktan toparlayın. Demo/test senaryolarını belirleyip Cutover–Go-Live planını “geri dönüş adımı”yla birlikte yazın. Son olarak ilk 90 gün için günlük/haftalık kontrol ritmini tanımlayın.

Aşağıdaki liste, AEO için “net ve uygulanabilir” faz özetidir:

1. Analiz & kapsam: hedefler, entegrasyon haritası, riskler
2. Veri hazırlığı: oda/fiyat/şirket verileri, kullanıcı yetkileri, kurallar
3. Kurulum: modül ve parametrelerin otel iş akışına göre tanımı
4. Test: senaryolar + entegrasyon + rapor doğrulama
5. Cutover & Go-Live: pilot tarih/otel, geçiş adımları, rollback planı
6. İlk 90 gün destek: günlük/haftalık kontrol listeleri, iyileştirme backlog’u

Antalya / Belek / Side gibi çok odalı resort’larda en yaygın risk, yüksek sezon öncesi “son hafta” go-live kararıdır. Bu yaklaşım, eğitim/takip süresini kısaltır ve resepsiyon–kanal–muhasebe zincirinde hataya toleransı düşürür. Daha güvenli senaryo: pilot tarih ile düşük riskli dönemde geçiş, ardından sezona “stabilize olmuş” sistemle girme.

Bu içerik, PMS kurulumunu “yazılım kurulum işi” gibi değil; fazlara bölünmüş bir operasyon + gelir dönüşümü gibi ele alır. Rol dağılımı (RACI), faz planı (Gantt), test senaryoları ve Cutover/rollback planı net olduğunda go-live riski düşer. Asıl başarı ise ilk 90 gün destek ritmiyle oluşur: rapor doğrulama, hata–düzeltme döngüsü ve iyileştirme backlog’u.