1. Rol ve sorumlulukları tanımlamak (ajans vs otel)
Ortak dashboard’un çalışması için önce “kim neyin sahibi?” sorusu netleşmeli. Ajansın görevi paneli inşa etmek ve optimize etmektir; otel ekibinin görevi panelden karar almak ve aksiyonu işletmektir. Bu ayrım olmazsa rapor “gönder–bak” döngüsünde kalır.
Ajansın rolü (kurulum + teknik + optimizasyon)
- •Veri kaynaklarını bağlamak (GA4/Ads/PMS vs.)
- •KPI tanımlarını standardize etmek (tek kaynak gerçeği)
- •Dashboard tasarımı ve performans iyileştirmesi
- •Aylık KPI review’e öneri/hipotez hazırlamak
Otel ekibinin rolü (yorum + aksiyon + takip)
- •KPI’ları iş hedefiyle yorumlamak
- •Aksiyon sahibi ve tarih belirlemek (kim, ne zaman?)
- •Operasyon/satış/pazarlama ekipleriyle uygulamak
- •Sonraki toplantıda sonuçları panel üzerinden kapatmak
Ne yapmalıyım?
- • RACI benzeri rol tablosu çıkar (Sahip / Katkı / Onay)
- • Ajans: “rapor sahibi”, otel: “aksiyon sahibi” kuralını yaz
- • Her ay 3–5 aksiyonu panelde kapatmayı hedefle
2. Ajans ve otel ekibi Looker Studio’da nasıl birlikte çalışmalı?
Looker Studio’yu “tek gerçeklik noktası” yapın: ajans dashboard’u kurar ve veri doğruluğunu yönetir; otel ekibi KPI’ları yorumlar, panel üzerinde aksiyon notu bırakır ve toplantıyı bu panel üzerinden yürütür. Haftalık kısa kontrol + aylık KPI review ritmiyle, rapor hazırlama yükü azalırken aksiyon üretimi artar.
4–5 maddelik ideal iş akışı (özet)
- Ortak KPI seti (GM için 10–15 KPI) kilitlenir
- Dashboard katmanları: Executive + departman sayfaları ayrılır
- Not/Aksiyon alanı: her KPI için “ne oldu–neden–aksiyon” standardı
- Toplantı ritmi: haftalık 10 dk kontrol + aylık 45 dk KPI review
- Erişim modeli: ajans edit, otel view/comment, hassas metrikler sınırlı
Ne yapmalıyım?
- • Executive paneli 1 sayfaya sabitle
- • Aksiyon formatını standartlaştır
- • Aylık toplantıdan önce “panel üzerinden hazırlık” kuralı koy
3. Ajans–otel ortak dashboard yapısı (sayfa mimarisi)
Tek raporda her şeyi sunmak yerine, ortak çalışmaya uygun bir katman yapısı kurmak gerekir. Böylece GM kısa özet görür; ekipler kendi sayfalarında aksiyon üretir; ajans ise hem yönetim özetini hem teknik doğruluğu korur.
Önerilen sayfa yapısı (5 sayfa)
- 01 Executive (GM/Owner): 10–15 KPI + aksiyon kutusu
- 02 Sales & Conversion: funnel, rezervasyon, gelir etkisi
- 03 Channel Mix: OTA/Web/Call Center + ROAS/CPA
- 04 SEO / Paid / Social: kanal detayları (ajans odaklı)
- 05 Notes & Actions: toplantı notları + aksiyon listesi (tarih/sahip)
Ne yapmalıyım?
- • GM paneline sadece karar KPI’larını koy
- • Ajansın detay sayfalarını GM’den ayır
- • Aksiyonları tek sayfada topla
4. Yorum, not ve aksiyon alanları (panel üstünde “çalışma”)
Ortak çalışma modelinin farkı, raporun yanında ayrı bir Word/Excel değil; dashboard’un içinde not ve aksiyonun yaşamasıdır. Burada amaç, toplantıya “hazırlık” süresini kısaltıp, toplantı süresini “aksiyon”a ayırmaktır.
Not formatı (pratik şablon)
- •Ne oldu? (1 cümle: KPI değişimi)
- •Neden? (1–2 madde: kanal/segment açıklaması)
- •Aksiyon: (sahip + tarih + beklenen etki)
Ne yapmalıyım?
- • Aksiyonları “kapanış” mantığıyla takip et (done / blocked)
- • Her ay en az 3 aksiyonu kapat
- • Aksiyon etkisini bir sonraki ay panelde göster
5. Toplantı ve raporlama ritmini kurmak (haftalık + aylık)
Ritim, ortak çalışma modelinin omurgasıdır. “Rapor gelsin bakarız” yerine; önceden hazırlık + kısa kontrol + aylık derin review.
Önerilen ritim
- •Haftalık 10 dk: Executive panel kontrol (sapma var mı?)
- •Aylık 45–60 dk: KPI review + aksiyon planı + takip sorumluları
- •Çeyreklik: hedef revizyonu ve kanal stratejisi
Verimlilik örneği (yumuşatılmış)
İyi kurgulanmış ortak modelde, ajans tarafında aylık rapor “hazırlama” süresi azalırken; otel ekibinin toplantıda KPI tartışması yerine aksiyona ayırdığı süre artar. Asıl kazanç, rapor üretmek değil, karar kalitesidir.
Ne yapmalıyım?
- • Aylık toplantıdan 48 saat önce “panel notları” kapanışını koy
- • Toplantıyı paneldeki 7 soruyla aç (sapma, neden, aksiyon)
- • Toplantıyı aksiyon listesiyle kapat (sahip + tarih)
6. Güvenlik ve erişim yetkileri (paylaşım modeli)
Ortak panelde güvenlik “engel” değil, “düzen” sağlar. Ajansın edit yetkisi ile otel ekibinin görüntüleme/yorumlama ihtiyacı ayrılmalıdır. Hassas metrikler (net gelir, maliyet vb.) rol bazında sınırlandırılabilir.
Pratik erişim modeli (öneri)
- •Ajans: edit (kurulum/iyileştirme)
- •GM/Owner: view (Executive + Notes)
- •Departman ekipleri: view (kendi sayfaları)
- •Dış paydaş: kısıtlı view (özet)
Ne yapmalıyım? (SXO final aksiyon listesi)
- • Rol bazlı rapor versiyonları oluştur (Executive vs detay)
- • Not/aksiyon alanını standardize et
- • Aylık ritmi kilitle (hazırlık → toplantı → takip)
- • Yetkileri “minimum gerekli” prensibiyle ayarla
- • 3 ayda bir çalışma modelini gözden geçir
7. Ajans–Otel Ortak Çalışma Modeli: Rol, Yetki, Ritm
| Rol | Sorumluluk | Yetki | Toplantı/ritim çıktısı |
|---|---|---|---|
| Ajans | Kurulum, veri doğrulama, optimizasyon | Edit | Aylık KPI review önerileri |
| GM/Owner | Karar, hedef, öncelik | View | 3 aksiyon onayı |
| Pazarlama | Kanal performansı, kampanya takibi | View | Haftalık kısa kontrol notu |
| Revenue/Satış | Doluluk, ADR/RevPAR, kanal mix | View | Fiyat/kampanya aksiyonu |
| Operasyon | Uygulama ve operasyonel takip | View | Uygulama durumu güncellemesi |
8. Ajans–Otel Ortak Dashboard Örnek Şablonunu İndir — Veri Analizi & Raporlama
Ajans–Otel Ortak Dashboard Örnek Şablonunu İndir — Veri Analizi & Raporlama (v1.0)
Bu şablon, ajans ve otel ekibinin aynı Looker Studio panelinde rol bazlı çalışmasını standartlaştırır. Executive sayfa, departman özetleri, not/aksiyon alanı ve toplantı ritmi sayfalarıyla “rapor paylaşımı”nı “ortak çalışma”ya çevirir. Yetki modeliyle kim neyi görür/düzenler netleşir; toplantı hazırlığı hızlanır.
Kim Kullanır?
Ajans raporlama yöneticileri, GM/Owner, otel satış–pazarlama ve revenue ekipleri.
Nasıl Kullanılır?
- Rol ve yetki matrisini doldur (ajans edit, otel view).
- Executive panel KPI setini (10–15) kilitle ve sayfa mimarisini kur.
- Aylık toplantı öncesi checklist ve aksiyon formatını devreye al.
Ölçüm & Önceliklendirme (Kısa sürüm)
- ▢ ✅ KPI seti ve tanımlar kilitlendi
- ▢ ✅ Executive vs detay sayfaları ayrıldı
- ▢ ✅ Not/aksiyon formatı eklendi
- ▢ ✅ Haftalık + aylık ritim takvimi belirlendi
- ▢ ✅ Rol bazlı erişim ayarları yapıldı
- ▢ ✅ Problem → Kök Neden → Çözüm tablosu hazırlandı
- ▢ ✅ 14 günlük sprint planı oluşturuldu
- ▢ ✅ Öncesi/Sonrası KPI tablosu hazırlandı
- ▢ ✅ Rol bazlı dashboard versiyonları belirlendi
- ▢ ✅ Notes & Actions sayfası oluşturuldu
- ▢ ✅ Aylık toplantı checklist’i hazırlandı
- ▢ ✅ Yetki matrisi tamamlandı
PDF içinde: Problem→Kök Neden→Çözüm tablosu + 14 gün sprint planı + önce/sonra KPI tablosu
9. Sonuç: Ortak dashboard, raporu dosya olmaktan çıkarıp çalışma sistemine dönüştürür
Ajans ve otel ekibi için Looker Studio’nun gerçek değeri, yalnızca grafik göstermek değildir. Doğru kurulan ortak modelde dashboard; rol, yetki, KPI, not, aksiyon ve toplantı ritmini aynı zeminde birleştirir.
Bu yapı sayesinde ajans raporu üretmekle sınırlı kalmaz; optimizasyon önerilerini daha net sunar. Otel ekibi ise KPI’ları yalnızca izlemek yerine yorumlar, aksiyon yazar ve sonuçları bir sonraki toplantıda aynı panel üzerinden takip eder.
Bir Sonraki Adım
Rol, ritim, aksiyon alanları ve erişim yetkisiyle ortak dashboard çalışma modelini kurmak isteyen oteller için.
Sık Sorulan Sorular
Ajans ve otel ekipleri Looker Studio’yu birlikte nasıl kullanmalı?▾
Ortak dashboard’ta rol ve sorumluluklar nasıl ayrılır?▾
Ajans–otel raporlama sürecinde toplantı ritmi nasıl olmalı?▾
Looker Studio’da paylaşım ve erişim yetkileri nasıl ayarlanır?▾
Ortak modelin en büyük kazanımı nedir?▾
İlgili İçerikler