1. PMS Eğitimi Neden Projenin Kalbidir?
PMS Implementation’da teknik kurulum tek başına başarı getirmez; başarıyı belirleyen şey, sistemin günlük iş akışına “doğru davranış” olarak yerleşmesidir. Bu da ancak eğitimle olur: doğru kişi doğru modülü öğrenir, doğru senaryoyu prova eder, doğru yetkiyle canlıya çıkar. Antalya/Belek/Side gibi yoğun operasyonlu destinasyonlarda vardiya baskısı nedeniyle eğitim “araya sıkışırsa” hatalar artar; eğitim proje planına bağlanırsa riskler azalır.
Ne yapmalıyım?
- •Eğitimi proje planında “kritik yol” (critical path) olarak konumlandır
- •Rol bazlı hedef belirle: kim hangi işlemi hatasız yapmalı?
- •Go-live sonrası destek ritmini eğitim planına dahil et
2. Eğitime Kimler Katılmalı, Rollere Göre Eğitim Setleri
Eğitimde “herkese her şeyi anlatmak” hızlı unutulmaya yol açar. Doğru yaklaşım: rol bazlı eğitim setleri ve her rol için net çıktı: hangi işlemler, hangi kurallar, hangi ekranlar.
Rol bazlı eğitim matrisi (örnek)
| Rol / Departman | Öğrenmesi gereken çekirdek | Pratik senaryo | Ölçüm |
|---|---|---|---|
| Reception (Resepsiyon) | check-in/out, folyo, oda değişikliği, misafir notu | yoğun giriş günü | işlem hatası + süre |
| Reservation Team (Rezervasyon) | fiyat/uygunluk, opsiyon, iptal/no-show | telefonla rezervasyon | doğru fiyat/kural |
| Revenue | fiyat planı mantığı, rapor okuma | pickup/iptal analizi | rapor doğruluğu |
| Accounting (Muhasebe) | fatura kuralları, rapor doğrulama | gün sonu kapanış | tutarlılık |
| Satış | şirket/acenteler, kontratlar | kurumsal rezervasyon | kontrat doğruluğu |
Ne yapmalıyım?
- •Her rol için 10–15 “kritik işlem” listesi çıkar
- •Rol bazlı yetki planını eğitimle birlikte tasarla
- •HR, vardiya planını eğitim takvimine göre revize et
3. Sınıf, Uygulamalı ve On-the-Job Eğitim Dengesi
Sınıf eğitimi kavramı anlatır; uygulamalı eğitim kas hafızası oluşturur; on-the-job ise gerçek hayata taşır. En etkili model, bunların dengeli birleşimidir. Özellikle resepsiyon gibi operasyonel rollerde “role-play” olmadan eğitim eksik kalır.
Önerilen format karışımı (pratik)
- •Sınıf / kısa teori: iş kuralları, akış mantığı, sık hata noktaları
- •Uygulamalı: test ortamında ekran başında senaryo yürütme
- •Role-play: misafir/çağrı merkezi diyalogları ile rezervasyon/konaklama akışı
- •On-the-job: go-live haftasında gölge (shadowing) + kontrollü uygulama
Ne yapmalıyım?
- •Her rol için 5–7 senaryoluk role-play paketi hazırla
- •Test ortamında ‘yanlış yapmaya izin veren’ pratik oturum planla
- •Go-live haftası için shadowing planı yaz
4. Eğitim Materyalleri ve Kullanıcı Rehberleri
Eğitimden 2 hafta sonra ekip, “notu nerede?” sorusuna dönüyorsa dokümantasyon zayıftır. Bu yüzden eğitim materyalleri tek seferlik sunum değil, yaşayan bir rehber olmalı: kısa iş akış kartları, sık hata listesi, mini video kayıtları, ekran görüntülü adım adım rehber.
Minimum eğitim paketi (somut)
- •“1 sayfa” iş akış kartları (Reception hızlı kılavuz)
- •Sık hata & çözüm listesi
- •Ekran görüntülü mini rehberler
- •10 soruluk mini sınav + başarı eşiği
- •Yetki verme kriteri (sertifika mantığı)
LMS notu (sheet’e göre): Eğitim oturumları kayıt altına alınmalı; dokümantasyon düzenli tutulmalı; varsa LMS üzerinden içerikler yapılandırılmalı.
Ne yapmalıyım?
- •“Hızlı kılavuz”u resepsiyon masasına uygun formatta çıkar
- •Kayıtları (video/slide) tek arşivde tut, erişim yetkisini role göre ver
- •Mini sınav/sertifika ile “yetki”yi bağla (kim canlıda hangi işlemi yapabilir?)
5. Eğitim Sonrası Destek ve Refresh Oturumları
Gerçek adaptasyon go-live’dan sonra başlar. İlk 30–60 gün; soruların biriktiği, hataların ortaya çıktığı ve doğru alışkanlığın yerleştiği dönemdir. Bu nedenle eğitim planına “destek ritmi” eklenmelidir: soru havuzu, haftalık mini oturumlar, tekrar eğitim (refresh) ve yetki revizyonu.
İlk 30–60 gün destek modeli (örnek)
- •Günlük: ilk 10 gün kısa Q&A (15 dk)
- •Haftalık: en çok hata yapılan 3 işlem üzerine mini refresh
- •30. gün: rol bazlı performans ve yetki gözden geçirme
- •60. gün: süreç standardı + dokümantasyon güncelleme
Ne yapmalıyım?
- •Tek kanal “soru toplama” sistemi kur (form/board)
- •Haftalık en çok hata yapılan 3 işlem raporu çıkar
- •60. gün dokümantasyonu güncelle, eğitim paketini v2’ye çevir
6. PMS eğitim planını nasıl hazırlamalısınız?
- Hedef kitleyi belirleyin: Reception, Reservation Team, Revenue, Accounting rolleri ayrı ele alın
- İçeriği rol bazlı parçalayın: kritik işlemler + iş kuralları + sık hata noktaları
- Formatı planlayın: sınıf + uygulamalı + role-play + on-the-job dengesi kurun
- Ölçüm koyun: mini sınav/sertifika + yetki verme kriteri belirleyin
- Takip döngüsü kurun: ilk 30–60 gün Q&A + refresh oturumları + soru havuzu
- Dokümantasyonu yapılandırın: kayıtlar, rehberler, varsa LMS ile sürdürülebilir hale getirin
7. Ekibi yeni PMS’e nasıl alıştıracağım?
- •Rolleri ayırın: resepsiyon, rezervasyon, muhasebe, gelir ekibi farklı eğitim almalı.
- •Vardiya takvimiyle kısa oturumlar planlayın; test ortamında senaryolar çalışın.
- •Role-play ile problemli günleri prova edin (iptal/no-show, oda değişimi, yoğun giriş).
- •Mini sınavla yetki verin; ilk 60 gün soru toplama ve haftalık refresh oturumu yapın.
8. GEO Senaryosu — Antalya/Belek/Side’de yüksek sirkülasyonlu resepsiyon ekipleri
Antalya / Belek / Side gibi destinasyonlarda resepsiyon ekibinde sirkülasyon yüksekse, eğitim “tek seferlik” olamaz. Bu durumda iki kritik hamle işe yarar: (1) vardiya bazlı mikro eğitim, (2) rol bazlı hızlı kılavuz + refresh ritmi. Bu sayede yeni başlayan personel, sistemde kritik hataları daha az yapar; öğrenme süresi kısalır.
9. PMS Eğitim Takvimi & Rol Bazlı İçerik Şablonunu İndir — PMS Training (v1.0)
PMS Eğitim Takvimi & Rol Bazlı İçerik Şablonunu İndir — PMS Training (v1.0)
Bu şablon, PMS eğitimini “tek oturum” yerine vardiya düzenine uygun takvim, rol bazlı içerik seti ve ölçme-değerlendirme yapısıyla planlamanız için hazırlanmıştır. Go-live sonrası ilk 60 gün için soru toplama ve refresh oturumlarını da içerir. HR + operasyon + proje ekibi aynı planla ilerler.
Kim Kullanır?
HR + Operasyon (Reception/Reservation) + Proje ekibi + IT/entegrasyon (eğitim ve canlı geçiş koordinasyonu).
Nasıl Kullanılır?
- Rolleri seçin ve her rol için “kritik işlemler” listesini doldurun.
- Vardiya takvimine göre oturumları yerleştirin; senaryoları role-play ile planlayın.
- Mini sınav/sertifika ile yetki verin; 60 gün Q&A + refresh döngüsünü işletin.
Ölçüm & Önceliklendirme (Kısa sürüm)
- ▢ ✅ Rol listesi net (Reception, Reservation Team, Revenue, Accounting)
- ▢ ✅ Her rol için 10–15 kritik işlem listesi hazır
- ▢ ✅ Eğitim formatı karışımı belirlendi (sınıf/uygulamalı/role-play/on-the-job)
- ▢ ✅ Vardiya bazlı takvim tasarlandı (kim, ne zaman)
- ▢ ✅ Test ortamı hazır (senaryo çalışmaları için)
- ▢ ✅ Mini sınav + başarı eşiği belirlendi
- ▢ ✅ Yetki verme kriterleri yazılı (sertifika mantığı)
- ▢ ✅ Go-live sonrası 60 gün destek/refresh planı takvimde
PDF içinde: Problem→Kök Neden→Çözüm tablosu + 14 gün sprint planı + önce/sonra KPI tablosu
10. PMS Eğitim & Onboarding Analizi Talep Et
Bir Sonraki Adım
Vardiya düzenini bozmadan rol bazlı eğitim, senaryo ve 60 gün destek ritmiyle adaptasyonu hızlandırırsınız.